Kancelaria i archiwum: koniec separacji? | 18.06.2026

Historia procesu archiwotwórczego: od narodzin zapisu informacji do jej archiwizacji, to w pewnym sensie historia związku dwóch niezbędnych w nim podmiotów: kancelarii i archiwum. To, co jeszcze niedawno wydawało się oczywiste: że kancelaria to serce aktotwórczości pompujące obieg bieżącej dokumentacji, a archiwum miejsce jej krótszego lub dłuższego spoczynku, w przeszłości nie było tak oczywiste. Rozwój elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) sprawia, że na naszych oczach, po stuleciach separacji, obie funkcje ponownie zaczynają się integrować. Dzieje kancelarii i archiwum zataczają historyczne koło.

 

W średniowiecznej kancelarii sporządzano dokumenty i je przechowywano. Władcy, biskupi, kapituły, zakony, miasta utrzymywali kancelarie odpowiedzialne za redagowanie, uwierzytelnianie i wydawanie aktów prawnych. Jednocześnie gromadziły one również kopie wystawianych dyplomów oraz pisma otrzymywane z zewnątrz. Nie istniał wyraźny podział na dokumentację „bieżącą” i „historyczną”. Dokument przechowywano tam, gdzie powstał, ponieważ w każdej chwili mógł być potrzebny do potwierdzania praw majątkowych, przywilejów lub kompetencji urzędników. Kreacja zapisu i jego przechowywanie stanowiły element jednego procesu. Archiwum nie funkcjonowało jako odrębna instytucja, lecz było naturalną częścią kancelarii.

 

W epoce nowożytnej, gdy na skutek rozbudowy administracji, rozwoju gospodarki i coraz bardziej skomplikowanych procedur prawnych liczba zapisów informacji zaczęła gwałtownie rosnąć, pojawiły się pierwsze wyspecjalizowane archiwa. Nadal jednak pozostawały one silnie związane z kancelariami i służyły przede wszystkim potrzebom administracji. Archiwista był urzędnikiem kancelaryjnym, a granice między bieżącą obsługą dokumentacji a jej przechowywaniem pozostawały płynne.

Proces różnicowania tych funkcji przyspieszył w XVIII wieku wraz z tzw. modernizacją i rozwojem nowoczesnej biurokracji. Coraz wyraźniej dostrzegano potrzebę oddzielenia dokumentacji bieżącej od materiałów o charakterze historycznym. Pełny rozdział kancelarii i archiwum nastąpił w XIX i XX wieku. Nieprzypadkowo w tym okresie ukształtowały się współczesne modele administracji oraz archiwistyki. Kancelarię zdefiniowano jako komórkę odpowiedzialną za rejestrację, obieg i załatwianie spraw, zaś archiwum przejmowało dokumentację po zakończeniu jej bieżącego wykorzystania. Za rozdziałem obu funkcji stał czas: najpierw dokument znajdował się w kancelarii, następnie trafiał do archiwum.

Był to model realiów dokumentacji papierowej. Akta musiały być fizycznie porządkowane, przemieszczane, przechowywane i udostępniane. Wytworzyły się odrębne specjalizacje zawodowe: kancelista zajmował się bieżącym obiegiem dokumentów, archiwista – ich przechowywaniem, ewidencją i zabezpieczaniem. Nauki o kancelarii i o archiwach zaczęły rozwijać się jako odrębne dziedziny wiedzy, posiadające własną terminologię, metodykę i cele badawcze, co znalazło odzwierciedlenie w werbalnym odróżnianiu zarządzania dokumentacją od archiwistyki. Ale ten czas już mija.

Pod koniec XX wieku pojawił się czynnik, który zakwestionował ten tradycyjny podział. W świecie cyfrowym dokument nie musi być fizycznie przekazywany z jednego miejsca do drugiego, może istnieć jednocześnie jako element bieżącego procesu administracyjnego i jako obiekt przechowywany w repozytorium. Zmiana ta stworzyła warunki do ponownego zbliżenia kancelarii i archiwum. Systemy elektronicznego zarządzania zapisami informacji nie ograniczają się bowiem do wspierania obiegu pism, lecz zarządzają całym cyklem ich życia. Dokument jest rejestrowany, klasyfikowany, przypisywany do sprawy, przechowywany, wyszukiwany i archiwizowany w ramach jednego środowiska informatycznego, w którym czas nie odgrywa już tak istotnej roli. Granica między etapem kancelaryjnym a archiwalnym zanika.

EZD integruje zadania rozdzielone przez wieki między różne komórki. System automatycznie rejestruje dokumenty, kontroluje przebieg spraw, stosuje klasyfikację opartą na wykazie akt, a równocześnie przechowuje dokumentację i zarządza jej metadanymi. Granica między funkcją kancelaryjną a archiwalną traci na znaczeniu, zanika.  Kwalifikacja archiwalna i klasyfikacja rzeczowa stają się elementem procesu kancelaryjnego realizowanego przez system. Oznacza to powrót do sytuacji znanej średniowiecznym kancelariom, gdzie dokument był tworzony i przechowywany w ramach jednego organizmu. Współczesny archiwista uczestniczy w projektowaniu procesów obiegu dokumentów, definiowaniu metadanych, opracowywaniu zasad bezpieczeństwa informacji i planowaniu ich długoterminowej archiwizacji. Poza opieką nad zarchiwizowanym zasobem, bierze udział we współtworzeniu mechanizmów zarządzania informacją od momentu jej powstania. Cyfrowa kancelaria przestaje być wyłącznie punktem przyjmowania i wysyłania korespondencji, a staje  środowiskiem zarządzania zapisami w KAŻDYM stadium ich życia. Kancelista i archiwista, niczym dr Seth Brundle i owad z pamiętnego filmu Davida Cronenberga z 1986 r., za sprawą nowoczesnej technologii stają się jednym ciałem mutując do postaci, której ostatecznej formy nie potrafimy jeszcze przewidzieć.